コラム

採用時や就業時も、ビジネスメールを使用したコミュニケーションの機会はあります。メールのマナーは電話と同様に、組織の人材レベルがわかってしまうと言われるほど重要だということをご存じでしょうか？メールによるコミュニケーションには、メリットもデメリットもあります。使用する際はまずそれらを考えます。

例えば、メールで済ませることができる内容なのかどうかを確認しましょう。至急の用件は電話での連絡が必要です。「メールを送ったから相手に伝わった」では済まされません。また、メールは文字だけのコミュニケーションのため、送信者が意図したことを、受信者が誤解釈することも少なくありません。
そのため相手に伝わりやすく、見やすいように以下のことに気をつけましょう。

(1) メールの概要がわかる件名を必ずつける
(2) 内容は明瞭簡潔な文章を心がけ、1行を最大35文字程度になるように、適宜改行を入れる
(3) 送信前に必ず受信者の立場に立って読み返し、誤字脱字や誤解釈されそうな箇所がないかどうか確認するなどに気をつけます。

必要であれば、メール送信後に電話で内容をフォローすると、より正確に内容が伝わり丁寧でしょう。

次に、宛名は個人情報の漏えい原因にもなり得ますので、確認と注意が必要です。特に一斉送信する際は、「CC」と「BCC」を使い分けします。
「CC」は送信先の全アドレスが受信者に表示され、他者のアドレスを知ることができ、「BCC」は送信先のアドレスが他者に表示されないので、アドレスをむやみに知らせたくない時に使用します。
この使い分けを正しく理解せず使用したことで、受信者に不快な思いをさせたり、トラブルの原因となることも少なくありません。 このように、普段何気なく送信しているメールも、人間関係をつくるコミュニケーションの1つだと考え、マナーに気をつけましょう。

今回は、怒りとの上手な付き合い方 イラッとした時に役立つ方法についてご紹介したいと思います。

「イラッときたら6秒待とう！」どんな怒りでも、それを感じた6秒をやり過ごせば、怒りに任せて衝動的な言動や行動をして後悔することが起こりにくくなります。
怒りを感じて絶対にしてはいけないことは「反射」です。売り言葉に買い言葉、反射して手を出すなど、「反射」で行動することは残念な結果につながりやすいのです。

6秒待つためには深呼吸する、6つ物や人の名前を考える、またはトレーニングが必要ですが、その怒りを0から10段階で数値化し、自分の怒りが今までと比べてどれぐらいの怒りなのかを考えてみることも有効です。

次に、状況を自分の力で変えられるかどうかを考えます。例えば、急いでいる時の渋滞でイライラしても、渋滞の状況は自分では変えられないので、できること(約束の相手に渋滞の状況を伝える、音楽を聴いて気を紛らわせるなど)をして気持ちを切り替えます。
自分でどうにもならないことに、いつまでも執着することで、不要なストレスを抱え込んでしまうケースは意外と多いものです。

また、怒りを適切に言葉で表現することも大切です。相手に理解してほしい自分の気持ちを、「私」を主語にして「何を怒っているのか」「どうして欲しい(欲しかった)のか」などを伝えることです。あなたも、アンガーマネジメントで「後悔しない怒り方」を実践してみませんか？

「アンガーマネジメント」という言葉をご存じでしょうか？最近はテレビや雑誌でも話題が多く取り上げられています。

アンガーマネジメントとは、1970年代にアメリカで開発された、アンガー(イライラ・怒りの感情)をマネジメント(上手く付き合う)する心理テクニックです。

決して「怒らないこと・我慢する」ことではありません。
「怒り」は人間誰もが持つ、ごく自然な感情です。だから怒ってもいいのです。けれど自分にも、周囲のためにも、その怒りに振り回されることなく、「怒る必要のあることと、怒る必要のないこと」を見極めることが大切です。そして上手に怒る(表現する)ことで、不要な衝突やストレスを回避することができます。 その際に重要なポイントは、「価値観」です。人は自分の価値観が通らなかったとき、イラッときたり、怒りを感じます。
人が10人いれば10通りの価値観があり、そしてそれらに、「正しい」や「間違い」はありません。

自分と相手の考えが違っても、「そういう価値観があるんだ。」と心の器を大きくし受け止めることが必要です。また自分の価値観を人に上手く伝えることで、相手からの理解を得られることもあります。

就職フェアも行われ、実際に採用面接へ臨まれる機会が増えてくる季節となりました。今回は『好印象を与える5つのポイント』(第1回コラム参照)の中の、『身だしなみ』についてお話いたします。

『身だしなみを整える』とは、自分の身の周りについての心がけ、つまり相手に失礼のないように、髪型・化粧・服装を整え、言葉や態度・立居振舞いまでもTPOに合わせ整えることです。

一方、『おしゃれ』は身なりや化粧・髪型等を流行や自分の好みに着飾る＝自分のため・自分本位にすることであり、採用面接時などビジネスシーンでは、『おしゃれ』より、相手を思う気持ち・敬意を第一にした『身だしなみ』が大切です。

唐突ですが、赤い色を思い浮かべてください。
どんな赤色をイメージされましたか？トマトの赤、ポストの赤、夕日の赤、オリンピックがあったので日の丸の赤という方もいらっしゃるかもしれません。ちなみに私は大好きなワインの赤でした…。

いかがでしょう？このように『赤い色』と言われても個々人がイメージする赤はそれぞれ異なります。
コミュニケーションをとる時は、この違いに気をつけることが大切です。受け手と話し手の経験・概念・価値観・常識が違うことで、同じ言葉でもイメージするものが異なりミスコミュニケーションの原因となってしまうのです。

ですから、相手の立場に立ち、受け手がどう受け取ったかを考えることが良好なコミュニケーションのポイントです。また加えて、コミュニケーションの主なツールである『言葉』を大切に、プラスの言葉や表現を心がけましょう。プラスにはプラスの、マイナスの言葉や表現には必ずマイナスの反応が返ってきます。

相手の立場に立ち、プラスの言葉・表現を心がけることが、良好なコミュニケーションをとるポイントです。

採用時に判断のポイントは大きく分けて次の5つのポイントです。
(1)第一印象 (2)人間性 (3)能力や資質 (4)熱意 (5)カラー

「第一印象」の大切さは「2016/4/22」のコラムをご覧ください。「人間性」は、受け答えや立ち居振舞いに表れます。マナー、素直さ、思いやりの心が備わっているかなどを見られます。「能力や資質」は、転職や再就業の場合は、経験や能力を、新卒の場合は資質を判断されます。何か自分の得意分野＝強みを持ってアピールすると良いでしょう。「熱意」は、「なぜこの園で働きたいのか」をしっかりと語れることです。自身の保育士像と併せて伝えることができるとなお良いですね。「カラー」は、その園のカラーに合っているかどうか。事前に見学して雰囲気を観察することも大切です。また自分の強みが採用後、どのように園に貢献できるのかということを伝えられるようにしておきましょう。

「自分の理想の保育士像」「なぜその園で働きたいか」「自分の強み」を普段からしっかりと考え、言葉として表現することが大切です。コラム第1・2回をご覧いただき、面接時には笑顔で元気良く、そして面接の機会をいただけたことに感謝の気持ちを持ってのぞみましょう。

ビジネスシーンにおいて、電話応対のマナーは「企業の印象を決定づける」と言われ、非常に重要視されています。就労後はもちろんのこと就活時には、自分自身を印象づけ、応対の如何によっては採用にまで影響するほど重要なマナーなのです。そんな大切な電話応対で好印象を与えるには、次のことに特に気をつけ、印象力をUPしましょう。

みなさんは、人と話をする時、どのようなことを意識して話しをなさいますか？
単に自分の想いや話したいことを、自分勝手に好きなように話していては、相手からは敬遠されてしまいます。

この人と話しをすると、何かしら楽しい、嬉しい、安心できる、気持ちが良い、もっと話をしたい、聴きたい、と好印象を感じてもらうためには、次に挙げることを意識して話をしてみましょう。

少し意識を変えるだけで、与える印象は大きく変わります。ご自身の話し方にご活用されてはいかがでしょうか？

初対面の方にお会いする際、互いの『第一印象』が非常に重要であることをご存じですか？
第一印象は、その後のコミュニケーション(お付き合い)が上手くいくか否かを決定するほどにとても大きな影響を与えるのです。

そんな大切な第一印象で、好印象を与えるポイントと言われるものに『人間関係の5原則』があります。「挨拶」「身だしなみ」「言葉遣い」「立ち居振舞い」「表情」の5項目。

元気なあいさつ、清潔感のある身だしなみ、失礼のない言葉づかい、マナーをわきまえた立ち居振舞い、そして中でも大切なのは「表情」です。

3つの表情＝(1)明るい笑顔の表情で、(2)口角を上げ優しく明るく声の表情を良くし、(3)自分から相手を信頼し受け入れる肯定的な心の表情を良くする。こうすることで、相手に安心感と信頼感を与え、良好なコミュニケーションのスタートを切ることができるのです。一瞬で決まる大切な第一印象を、普段から意識して好印象に変え、チャンスを掴んでまいりましょう。